Microsoft Office 365: MyAnalytics und Workplace Analytics – Analysen der eigenen Arbeitsweise und der Mitarbeiter

Microsoft Office 365: MyAnalytics und Workplace Analytics

Microsoft Office 365: MyAnalytics und Workplace Analytics – Analysen der eigenen Arbeitsweise und der Mitarbeiter

Die noch recht unbekannten Analyse-Tools von Microsoft Office „MyAnalytics“ und „Workplace Analytics“ liefern viele hilfreiche Informationen, sie sollten jedoch vor Einsatz auf die datenschutzrechtliche Aspekte geprüft werden.
schließen

MyAnalytics

Den Analysedienst MyAnalytics gibt es schon länger in der Office 365 Version E5. Zwischenzeitlich wurde MyAnalytics ebenfalls in Microsoft 365 und alle Office 365 Basispakete mit E-Mail Hosting (Exchange online) implementiert. Das Tool analysiert unter anderem wie viel Zeit der jeweiligen Mitarbeiter damit verbringt E-Mails zu lesen bzw. zu schreiben, als auch mit welchen Kollegen man Zeit in im Kalender eingetragenen Besprechungen verbringt. Es besteht die Möglichkeit sich von MyAnalytics wöchentliche E-Mails zusenden zu lassen, die das Zeitverhalten aufbereiten.

In den E-Mails sind jedoch nicht nur eigene Daten, sondern auch personenbezogene Daten Dritter enthalten. Es werden beispielweise die Personen mit denen man am häufigsten kommuniziert hat, namentlich benannt. Bei der Entscheidung des Einsatzes von MyAnalytics sollte insbesondere dieser Punkt aus datenschutzrechtlicher Sicht berücksichtigt werden. Zwar verarbeitet das Tool primär die eigenen Daten des jeweiligen Mitarbeiters und sendet diesem Berichte zu. Jedoch werden ebenfalls Daten Dritter bei Erstellung der Auswertungen ausgewertet (beispielweise Namen der Kollegen mit denen kommuniziert wurde).

Workplace Analytics

Daneben sollte bei der Nutzung von dem Tool Microsoft Workplace Analytics beachtet werden, dass Daten der Beschäftigten ausgewertet werden. Die Beschäftigten können unter Umständen keine Kenntnis darüber haben, dass das Programm die Daten erhebt und an das Unternehmen zur Auswertung weiterreicht. Workplace Analytics ermittelt beispielsweise die Anzahl der Stunden die ein Mitarbeiter durchschnittlich in Besprechungen verbringt, die Terminanzahl und wie stark einzelne Mitarbeiter per E-Mail oder durch Meetings miteinander interagieren.

Der Einsatz von Microsoft Workplace Analytics steigert zwar womöglich durch die Analysen die Produktivität und Effizienz des Unternehmens, jedoch sollte dabei nicht vergessen werden, dass die Interessen der Mitarbeiter, insbesondere aus datenschutzrechtlicher Sicht, zu berücksichtigen sind.